Tips för årsredovisningshandlingar

Innehåll

Här kan du läsa mer om de olika årsredovisningshandlingarna.

Tänk på att:

• Årsredovisningen ska vara en bestyrkt kopia av originalet. Ett original av årsredovisningen och revisionsberättelsen ska alltid finnas hos företaget.
• Organisationsnumret ska stå både på årsredovisningen och på revisionsberättelsen, helst på varje sida.
• Registrerade företagsnamn ska skrivas ut i sin helhet, åtminstone på årsredovisningens första sida och i förvaltningsberättelsen. Det är alltså inte tillräckligt med en förkortning eller en populärversion.
• Räkenskapsperioden ska skrivas tydligt i årsredovisningen och i revisionsberättelsen, exempelvis 2009–01–01–2009–12–31.
• Det ska tydligt framgå vilken enhet som används för olika belopp, exempelvis kr (kronor), tkr (tusentals kronor), mnkr (miljoner kronor) och mdkr (miljarder kronor).
• Vid utdelning hos ett aktiebolag ska en bestyrkt kopia av bolagsstämmoprotokollet med den beslutade utdelningen skickas in till oss.
• För aktiebolag gäller att du bör skriva ordet ”Bilaga” på föregående års årsredovisning vid övergången till allmänna rådet om årsredovisning mindre aktiebolag (BFNAR 2008:1) om jämförelsetalen inte har räknats om.
• För föreningar gäller att du bör skriva ordet ”Bilaga” på föregående års årsredovisning vid övergången till allmänna rådet om årsredovisning mindre ekonomiska föreningar (BFNAR 2009:1) om jämförelsetalen inte har räknats om.
• Eftersom handlingarna skannas, bör det inte finnas färger och tonade fält i kopiorna.
• Det är viktigt att företaget har rätt adress i våra register – om vi behöver skicka ett meddelande till företaget. Anmäl alltid ny adress.

Förvaltningsberättelsen

• Det ska alltid finnas ett förslag till resultatdisposition i förvaltningsberättelsen – gäller aktiebolag och föreningar.
• Företagets verksamhetsområde bör framgå i förvaltningsberättelsen.

Resultaträkningen och balansräkningen

De som räknas som mindre företag eller mindre koncerner har möjlighet att själva bedöma om vissa poster i resultaträkningen ska slås samman till en post kallad bruttovinst eller bruttoförlust. Det innebär att resultaträkningen redovisas i förkortad form. För räkenskapsår som avslutas efter 2010-12-31 finns även möjlighet för mindre företag eller mindre koncerner att slå ihop vissa poster i balansräkningen till en förkortad balansräkning. Läs om vilka som räknas som mindre företag och koncerner under rubriken Läs mer.

Följande gäller:

• Nettoomsättningen ska finnas med, men får utelämnas om det är motiverat och om Bolagsverket ger dispens till det.

Tänk på att:

• Kontrollera att balansomslutningen, alltså att summa tillgångar är samma som summa eget kapital, avsättningar och skulder.
• Kontrollera att resultaträkningen och balansräkningen är rätt summerade.
• Ange nettoomsättningen i anslutning till bruttovinst eller bruttoförlust i resultaträkningen, om företaget använder sig av förkortad resultaträkning.

Tilläggsupplysningar (noter)

• Det ska finnas en specifikation över aktier och andelar i koncern– och intresseföretag.
• Det ska finnas en not till förändringen av eget kapital, exempelvis vid utdelning och emission.
• Om moderföretaget vill slippa upprätta en koncernredovisning i årsredovisningen ska det framgår att undantagsregeln enligt 7 kap. 2 § årsredovisningslagen åberopas. Då måste också information om det moderföretag som upprättar koncernredovisning finnas med: företagsnamn, organisationsnummer och säte.
• Det ska finnas information om de företag som upprättar koncernredovisning för den största och den minsta koncern som företaget ingår i: företagsnamn, organisationsnummer och säte samt var man kan få moderföretagets koncernredovisning.
• I tilläggsupplysningarna ska det framgå skälen till att undantagsregeln enligt 7 kap. 5 § årsredovisningslagen är aktuell, alltså att företaget undantar vissa dotterföretag i koncernredovisningen.
• Ha gärna med uppgifter om personal i förvaltningsberättelsen även om företaget inte bedriver någon verksamhet eller har några anställda, exempelvis ”Bolaget bedriver ingen verksamhet och har inga anställda.”
• Företag som har haft mer än tio anställda i medeltal under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren ska skriva i tilläggsupplysningarna om andelen kvinnor och män i företagsledningen.

Underskrifter – aktiebolag och föreningar

• Årsredovisningen ska skrivas under av samtliga styrelseledamöter, alltså av den behöriga styrelsen och verkställande direktören. Även arbetstagarrepresentanter som ingår i styrelsen ska skriva under årsredovisningen.
• En ändring av styrelsen eller verkställande direktören i aktiebolag gäller tidigast från den tidpunkt då anmälan om ändringen kommit in till Bolagsverket, eller från den senare tidpunkt som står i det beslut som anmälan grundar sig på (8 kap. 2, 13 14, 33 och 38 §§ aktiebolagslagen 2005:551). Detta påverkar vem det är som ska skriva under årsredovisningen. Om en anmälan kommer in för sent kan den gamla styrelsen bli behörig att skriva under årsredovisningen. Det är därför viktigt att direkt anmäla ändringarna till Bolagsverket.
• En styrelseledamot kan inte vägra att skriva under årsredovisningen. Har ledamoten en avvikande mening, ska han eller hon ändå skriva under årsredovisningen. Om den avvikande meningen har antecknats i ett styrelseprotokoll ska den avvikande meningen fogas tillsammans med årsredovisningen.
• Vid underskrifterna ska namnförtydligande och datum finnas med.
• Om en styrelsesuppleant ersätter en styrelseledamot vid underskriften, ska det framgå att personen skrivit under i egenskap av styrelsesuppleant.
• En styrelseledamot kan inte lämna fullmakt till någon annan att skriva under årsredovisningen.

Fastställelseintyg – aktiebolag och föreningar

• På den bestyrkta kopian av årsredovisningen ska en styrelseledamot eller den verkställande direktören skriva ett fastställelseintyg om att resultaträkningen och balansräkningen har fastställts på årsstämman eller föreningsstämma med uppgift om dagen för stämman. Namnteckningen vid intyget ska vara i original. Observera att fastställelseintyget samtidigt kan innehålla bestyrkande av årsredovisningen. Du hittar exempel på fastställelseintyg på sidan Blanketter och mallar för årsredovisningar.
• Intyget ska även innehålla uppgift om årsstämmans eller föreningsstämmans beslut om den sammanlagda vinsten eller förlusten.
• Dagen för årsstämman eller föreningsstämman får inte vara tidigare än revisionsberättelsens datum.

Underskrifter – övriga företagsformer

• Vid underskrifterna ska namnförtydligande och datum finnas med.
• En delägare kan inte lämna fullmakt till någon annan att skriva under årsredovisningen.
• I handelsbolag ska samtliga bolagsmän skriva årsredovisningen. Om ett aktiebolag är bolagsman ska aktiebolagets firmatecknare skriva under årsredovisningen.
• I ett kommanditbolag är det tillräckligt att samtliga komplementärer skriver under årsredovisningen.
• För filialer är det verkställande direktören som skriver under redovisningshandlingen.
• Inget fastställelseintyg ska lämnas in. Däremot ska handlingarna vara bestyrkta.

Revisionsberättelse

• Revisionsberättelse krävs för de räkenskapsår när det fanns en revisor registrerad hos Bolagsverket när räkenskapsåret slutade.
• Revisionsberättelse krävs när företaget ska ha revisor enligt lag, eller när ett aktiebolag har en bestämmelse om det i bolagsordningen.
• Skicka endast in riktiga revisionsberättelser till Bolagsverket. Bolagsverket kan bara godta revisionsberättelser som har gjorts av företagets valda auktoriserade eller godkända revisorer.
• Kopian av revisionsberättelsen ska vara bestyrkt eftersom revisionsberättelsen är en egen handling.
• Revisionsberättelsen ska hänvisa till den lag enligt vilken årsredovisningen har upprättats.
• Räkenskapsperioden ska skrivas med periodens första och sista dag, exempelvis 2009–01–01–2009–12–31.
• Datumet för revisionens avslutande ska stå på revisionsberättelsen. Det ska anges med år, månad och dag.
• Om en revisorssuppleant ersatt den ordinarie revisorn, ska det framgå vid underskriften att personen har skrivit under i egenskap av suppleant.
• Revisorn ska påteckna årsredovisningen, alltså revisorn ska på årsredovisningen skriva att han eller hon har lämnat en revisionsberättelse om årsredovisningen samt skriva under påteckningen.
• När koncernredovisning inte upprättas, utan moderföretaget hänvisar till sitt eget moderföretags eller annan överliggande koncernredovisning, får inte koncernredovisningen kommenteras i revisionsberättelsen.

Koncernredovisning

Företag som är moderföretag i en mindre koncerner behöver inte upprätta någon koncernredovisning. Detta gäller inte om något av koncernföretagen har sina aktier eller skuldebrev inregistrerade vid en börs i Sverige eller i ett annat land inom Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. (Se 7 kap. 2, 3, 5 § årsredovisningslagen 1995:1554.)

Vilka som räknas som mindre koncerner kan du läsa på sidan Förenklade redovisningsregler.

Tänk på att:

• Utgå från moderbolagets aktieinnehav vid bedömning om koncernförhållande föreligger.
• Om en koncernredovisning inte upprättas, utan moderföretaget hänvisar till att koncernen är en mindre koncern, bör detta stå i tilläggsupplysningarna.
• Varje moderföretag i en underkoncern som inte upprättar en egen koncernredovisning ska själv skicka in ett exemplar av koncernredovisningen för en högre nivå i koncernen. Det räcker inte med att bara hänvisa till moderbolagets årsredovisning med koncernredovisning, utan varje underkoncern måste skicka in en egen kopia tillsamman med den egna årsredovisning och revisionsberättelse.
• Vi godtar utländska företags koncernredovisningar på svenska, engelska, danska och norska.

Följande delar ska finnas med i en koncernredovisning:

• förvaltningsberättelse
• resultaträkning
• balansräkning
• finansieringsanalys
• tilläggsupplysningar.

Observera att även koncernens revisionsberättelse ska skickas in till oss.